O que fazer quando os convidados não confirmam a sua presença

Talvez não seja o primeiro check da lista, mas é um dos principais! Enviar os convites de casamento implica saberem mais ou menos o número de convidados que irão ter no vosso dia e requer que estes confirmem dentro da data que estipularam, pois só assim poderão começar a tratar dos preparativos. Verdade seja dita, enviar os convites com a maior antecedência possível só traz vantagens tanto para os noivos - que podem pensar noutros detalhes como o tamanho do bolo de casamento - mas também para os convidados, que têm mais margem para organizar-se e encontrar o traje ou vestido de cerimónia ideal. Ainda assim, nem sempre tudo corre como esperado e existem sempre aqueles convidados que se esquecem de confirmar a sua assistência, levando os noivos a efetuar alterações de última hora. O que fazer para evitar - e lidar - com esta situação? 

Informação precisa no convite

Quando pensarem em frases para os convites de casamento, tenham presente de que devem incluir no texto todas as especificações relativas ao vosso dia, assim como a data limite para a confirmação da presença. Além disso, também podem - e devem - deixar os vossos números de telefone e/ou emails no convite, pedindo aos convidados que entrem em contacto convosco para confirmar a presença. Finalmente, também podem ser vocês a telefonar, sobretudo se acharem que já passou demasiado tempo desde o envio dos convites. Sabemos que nem sempre é agradável andar atrás dos convidados, mas sejam práticos e flexíveis, sobretudo com aqueles que vivem longe. 

O vosso site como reminder

A internet não serve só para se inspirarem com vestidos de noiva com renda e decoração DIY. Hoje em dia, criar um site de casamento é um verdadeiro must, dado que ajuda a manter os convidados informados e atualizados sobre o vosso grande dia. Apoiem-se no vosso site, enviem uma versão online dos vossos convites e vão enviando lembretes a todos através da internet. Seja pelo site ou através de um grupo criado no Facebook ou no Whatsapp, a comunicação é mais rápida e eficaz via online. Se mantiverem esse evento ou página atualizada, com informações sobres os preparativos, essas publicações acabam por se transformar em lembretes para a confirmação de presença.

Uma margem no orçamento

É importante criarem uma margem de segurança no vosso orçamento para os convidados que nunca chegam a confirmar e para os que avisam à última da hora que não estarão presentes. Será um gasto com que têm de contar, já que isso implica refazer as mesas do copo de água, falar com o catering e ainda preparar mais uma prenda de casamento. Por isso mesmo, é fundamental terem um fundo de maneio para esse tipo de imprevistos que é bastante comum acontecer.

Como calcular a comida e bebida?

Durante os preparativos vão perceber que há tarefas que se definem rapidamente – como a compra das alianças de casamento ou a escolha do look nupcial – e que não estão sujeitas a modificações de última hora e as que, infelizmente, podem mudar até na véspera. O número de convidados é um delas. Então, como é que podem como calcular a quantidade de comida e bebida sem ter todas as confirmações? Antes de tudo, é importante definirem este ponto com o espaço ou com a equipa de catering contratada. Têm duas opções: facilidade de pagamento extra dos menus imprevistos ou flexibilidade na lista final dos convidados. Se tiverem estes pormenores em conta desde o principio, certamente vão conseguir resolver os imprevistos de forma eficaz. 

Antecipar-se aos imprevistos

Tanto se pensam fazer uns convites de casamento personalizados ou se os vão encomendar, devem dar uma margem de espaço caso a lista aumente à última da hora. Encomendem uns 15 convites a mais, para estarem precavidos, e pensem da mesma forma quando começarem a ver ideias para lembrancinhas de casamento. Nestas últimas, lembrem-se que, mesmo que os convidados não possam assistir, poderão sempre entregá-las noutro momento.

Que mais podem fazer? Disponibilizem vários canais de comunicação - online, por telefone e também pessoalmente – para estarem sempre contactáveis e enviem os convites pelo menos com três meses de antecedência para que todos tenham tempo de se organizar. Assim, ao mesmo tempo que pensam por um lado no fato do noivo e vestido de noiva, podem também pensar noutros detalhes como o número ou tipo de mesas da recepção e que lembrancinhas de casamento devem oferecer, de acordo com o número de pessoas presente na vossa lista.